Der Qualitätsmanagementbeauftragte und seine Aufgaben, Vorteile und Kosten

Der Qualitätsmanagementbeauftragte ist für die Implementierung, Umsetzung und Steuerung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 verantwortlich. Im Fokus stehen verschiedene unternehmensspezifische Aufgaben, die wir Ihnen im Folgenden erläutern möchten.

Was ist ein Qualitätsmanagementbeauftragter?

Der Qualitätsmanagementbeauftragte (kurz QM-Beauftragte) schafft die notwendigen Voraussetzungen für den Aufbau eines normkonformen Qualitätsmanagementsystems im Sinne Ihres Unternehmens. Hierfür richtet er sich nach der aktuellen Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001, die seit 2015 in Kraft ist. Auch wenn es möglich ist, die Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten intern auf eine oder mehrere Personen aufzuteilen, empfehlen wir die Bestellung eines externen akkreditierten Qualitätsmanagementbeauftragten. Dieser untersteht der Unternehmensführung. Er bringt sich als interner Auditor, Experte und Koordinator an den wichtigen und richtigen Stellen ein und kommuniziert auf Augenhöhe. Die Bezeichnungen „Qualitätsbeauftragter“ und „Qualitätsmanagementbeauftragter“ sowie „Beauftragter der Obersten Leitung“ stehen für dieselbe Funktion und werden häufig synonym benutzt.

Aufgaben: Was macht ein Qualitätsmanagementbeauftragter?

Prinzipiell kümmert sich der Qualitätsmanagementbeauftragte darum, dass die Anforderungen umgesetzt werden, die in der ISO 9001-Norm definiert sind. Die einzelnen Aufgaben werden dann individuell auf ein Unternehmen ausgerichtet, damit ein normkonformes Qualitätsmanagementsystem eingeführt, realisiert und aufrechterhalten werden kann. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung beispielhafter Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, die der Qualitätsmanagementbeauftragte übernimmt:

  • Ausgestaltung und Überwachung des Qualitätsmanagementsystems nach den Anforderungen der ISO 9001-Norm
  • Koordination von Audits für eine ISO 9001-Zertifizierung
  • Initiierung und Überwachung von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
  • Aufstellen einer Fehleranalyse und Erarbeitung eines Maßnahmenkataloges
  • Berichterstattung über das Qualitätsmanagementsystem an die Geschäftsführung
  • Beratung der Geschäftsführung hinsichtlich des Qualitätsmanagements
  • Schulung von Mitarbeitern im Bereich des Qualitätsmanagements
  • Ansprechpartner für Kunden und Mitarbeiter im Bereich des Qualitätsmanagements
  • Überwachung von Reklamationen und deren Bearbeitung
  • Initiierung einer strategischen Qualitäts-Dokumentation

Welche Aufgaben sollen wir für Sie genauer erläutern? Vereinbaren Sie jetzt ein Erstgespräch mit uns.

Die Kompetenzen des Qualitätsmanagementbeauftragten

Um den Anforderungen an seine Rolle gerecht zu werden, bringt der Qualitätsmanagementbeauftragte prinzipiell diese notwendigen Kompetenzen mit in Ihr Unternehmen:

  • Methodisches Vorgehen: Strukturierung, Planung und Steuerung von Prozessen, gewissenhaftes und sachliches Arbeiten, Analysefähigkeit
  • Kooperationsbereitschaft: Teamfähigkeit, Führungskompetenz, Kompromissbereitschaft
  • Sozialkompetenzen: Wertschätzung der Mitarbeiter, Einfühlungsvermögen, Konfliktmanagement
  • Normenkenntnisse: Fundierte Expertise und praktische Erfahrungen im Qualitätsmanagement
  • Durchsetzungsvermögen: Disziplin, Ausdauer, Geduld
  • Ziel- und ergebnisorientiert: Strategisches Denken, Bewusstsein für Verbesserungen, Service- und Kundenorientierung
  • Leistungsbereitschaft: Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Vorstellungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit

Was sind die Vorteile eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten?

Ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen, erfordert zusätzliche Arbeit, Zeit und viel Engagement. Wie gut könnten die Aufgaben umgesetzt und die notwendigen Zuarbeiten eingefordert werden, wenn Sie die Position des Qualitätsmanagementbeauftragten intern besetzen? Oft müssen Unternehmen mit der Zeit feststellen, dass sie die erforderlichen Aufgaben für ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem vernachlässigt haben. Spätestens, wenn ein Zertifizierungsaudit ansteht, schlagen die Alarmglocken. Eine Lösung muss her: der extern bestellte Qualitätsmanagementbeauftragte.

Dieser berät Ihr Unternehmen als Dienstleister im Bereich des Qualitätsmanagements. Hierfür bringt er all seine Expertise ein und betrachtet Ihr Unternehmen aus einer neuen Perspektive. Dadurch wird Ihrerseits eine etwaige Betriebsblindheit ausgeglichen oder gänzlich vermieden. Ihre bereits bestehenden Prozesse werden mitunter neu bewertet und – wenn nötig – verbessert. Da die sonst notwendigen Kosten für Weiterbildungen entfallen, reduzieren Sie Ihre Personalkosten. Eigene Ressourcen werden wiederum entlastet und produktiv für das Kerngeschäft eingesetzt. Außerdem steigern extern besetzte Qualitätsmanagementbeauftragte die Akzeptanz der Mitarbeiter. Je höher das Bewusstsein für Qualitätsmanagement und je höher die Akzeptanz ist, desto erfolgreicher wird schließlich auch Ihr Qualitätsmanagementsystem.

Wann ist die Bestellung eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten sinnvoll?

Auch wenn die Rolle eines Qualitätsmanagementbeauftragten enorm wichtig für Ihr Unternehmen ist, wird sie seit einer Reform der ISO 9001-Norm in 2015 nicht mehr dezidiert einem Beauftragten zugeschrieben und stattdessen an die Geschäftsführung delegiert. Dennoch müssen die Aufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten bestehen bleiben und erfüllt werden. Wenn Führungskräfte nicht über explizite Kenntnisse in diesem Bereich verfügen, ist es nicht nur sinnvoll, sondern notwendig, einen externen Qualitätsmanagementbeauftragten zu bestellen und seine Aufgaben komplett auszulagern.

Laut Definition erfordert die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten eine spezielle fachliche Kompetenz und sollte daher am besten von einer Person übernommen werden, die entsprechend ausgebildet ist. Die Praxis hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, wenn eine zertifizierte externe Person die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten übernimmt. Das Qualitätsmanagementsystem wird dadurch effektiver implementiert und kann bessere Effekte erzielen. Nach einer erfolgreichen ISO 9001-Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems können Sie dies auch für Ihre Geschäftspartner und Kunden unter Beweis stellen. Gerne sind wir Ihnen bei der Auswahl eines akkreditierten Qualitätsmanagementbeauftragten gemäß Ihren Anforderungen behilflich.

Was kostet ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter?

Der externe Qualitätsmanagementbeauftragte betreut und unterstützt Sie praxisnah und zu fairen Preisen. In der Regel können Sie eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung erwarten, da Sie nur das bezahlen, was Sie von einem Qualitätsmanagementbeauftragten benötigen. Die Aufgaben werden Sie schriftlich mit dem externen Qualitätsmanagementbeauftragten vereinbaren. Dadurch erhalten Sie finanzielle Sicherheit. Sie benötigen eine Beratung für die Bestellung eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten? Lernen Sie uns in einem Erstgespräch kennen, damit Ihre Wünsche sicher und kostengünstig umgesetzt werden.

Ihre Lösung: Ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter zu Ihrer Unterstützung

Immer mehr Kunden erwarten von Ihnen einen kompetenten Umgang mit dem Qualitätsmanagement. Dazu gehört explizit der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Was halten Sie davon, sich von einem externen Qualitätsmanagementbeauftragten unterstützen zu lassen? Gemeinsam mit Ihnen finden wir eine bedarfsgerechte Lösung für Ihr Unternehmen. Wir freuen uns darauf, Sie in einem Erstgespräch kennenzulernen.

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